일 잘러의 웍스 활용법 ㅣ 네이버 웍스로 업무 효율 2배 높이기

 

네이버 웍스는 단순한 메일, 메신저를 넘어선 올인원 업무 협업 도구입니다. 이 글에서는 네이버 웍스를 제대로 활용해 업무 효율을 2배 높이는 '일 잘러'의 노하우를 소개합니다. 웍스에 흩어진 기능들을 유기적으로 연결하고, 작은 습관을 통해 큰 변화를 만들어보세요!

<일 잘러의 웍스 활용법 ㅣ 네이버 웍스로 업무 효율 2배 높이기>

✅ 주요 기능

1. 메일

• 기업 도메인 메일: 회사의 도메인을 활용한 전용 이메일 제공.
• 대용량 메일: 대량 파일 첨부 및 대용량 메일 전송 가능.
• 스팸 관리: 고도화된 스팸 필터링 기술.
• 검색 최적화: 첨부파일 및 본문 검색 기능 지원.

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2. 메신저

• 실시간 소통: 채팅과 음성/화상회의 기능 지원.
• 멀티 디바이스: PC와 모바일 연동으로 어디서나 접근 가능.
• 조직도 연동: 회사 조직도와 연동되어 팀 내 협업이 용이.
• 파일 전송: 대용량 파일 공유 가능.

<네이버 웍스 메인화면>

3. 캘린더

• 공유 캘린더: 팀원들과 일정을 공유하고 조율 가능.
• 예약 관리: 회의실 등 자원 예약 기능.
• 다중 일정 관리: 개인 일정과 팀 일정을 동시에 확인.

4. 드라이브

• 클라우드 스토리지: 대용량 파일 저장 및 공유 가능.
• 실시간 협업: 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등을 공동 편집.
• 권한 설정: 파일 및 폴더의 접근 권한 세부 설정 가능.

5. 관리 기능

• 사용자 관리: 계정 생성, 삭제 및 접근 권한 설정.
• 보안 기능: IP 제한, 2단계 인증 등으로 보안 강화.
• 통합 관리 콘솔: IT 관리자를 위한 직관적인 관리 도구 제공.

<네이버 웍스 기능>

✅ 네이버 웍스 요금제

네이버 웍스는 다양한 요금제를 제공하여 기업의 규모와 필요에 따라 맞춤형 서비스를 선택할 수 있도록 합니다. 각 요금제는 제공되는 기능과 용량이 다르므로, 귀사에 가장 적합한 요금제를 선택하기 위해서는 각 요금제의 특징을 꼼꼼히 비교해 보는 것이 중요합니다. 네이버 웍스는 크게 코어와 부가 상품으로 나뉘어 있으며, 코어 상품은 기본적인 업무 협업 기능을 제공하고, 부가 상품은 결재, 근태, 급여 등의 특정 기능을 추가로 이용할 수 있도록 합니다.

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 ☑️ 코어상품

• Free: 최대 30명까지 무료로 사용 가능하며, 기본적인 메시지, 음성/영상 통화, 게시판 등의 기능을 제공합니다. 소규모 팀이나 스타트업에게 적합합니다.
• Lite: 기업용 보안 관리를 제공하며, Free 상품의 모든 기능에 더하여 음성/영상 통화 인원 제한이 없고, 관리/보안 기능이 강화되었습니다. 중소기업에 적합합니다.
• Standard: 기업용 메일과 협업용 드라이브를 제공하며, Lite 상품의 모든 기능에 더하여 메일 기능, 드라이브 기능, 단일 파일 업로드 용량 증가 등의 기능이 추가되었습니다. 중대형 기업에 적합합니다.
• Standard Plus: 대용량 저장 공간, 문서 공동 편집, AI 부가 기능 등을 제공하며, Standard 상품의 모든 기능에 더하여 저장 공간이 확대되고, 문서 공동 편집, 파일 OCR 검색 등의 고급 기능이 제공됩니다. 대규모 프로젝트나 고급 기능을 필요로 하는 기업에 적합합니다.

 ☑️ 부가 상품

• 결재: 전자 문서 기반의 결재와 인사 관리를 제공합니다.
• 근태: 맞춤형 근무 형태와 출퇴근 기록 옵션을 제공합니다.
• 급여: 인사 정보와 연동된 급여 정산 자동화를 지원합니다.
• 재무: 예산/지출 관리와 회계 결산을 제공하는 통합 재무 관리 상품입니다.

✅ 요금선택 시 고려사항

• 기업 규모: 구성원 수에 따라 적합한 요금제가 달라집니다.
• 필요한 기능: 어떤 기능을 주로 사용할 것인지에 따라 요금제를 선택해야 합니다.
• 예산: 각 요금제의 가격을 비교하여 예산에 맞는 요금제를 선택해야 합니다.

네이버 웍스 공식 홈페이지에서 더욱 자세한 요금제 정보와 무료 체험 신청을 할 수 있습니다.

• 네이버 웍스 공식 홈페이지: https://naver.worksmobile.com/

✅ 특장점

1. 국내 최적화: 국내 비즈니스 환경과 법규에 맞춘 서비스.
2. 통합 설루션: 메일, 메신저, 드라이브, 캘린더를 한 곳에서 관리 가능.
3. 강력한 보안: 국내 데이터 센터를 활용한 안전한 데이터 관리.
4. 사용 편의성: 익숙한 네이버 서비스와 유사한 인터페이스.

<시작하기 가이드 출처 네이버웍스>

✅ 활용사례

• 스타트업: 초기 기업 운영 비용을 절감하면서도 협업 툴을 효과적으로 활용.
• 중소기업: 조직 내 효율적인 소통과 일정 관리를 통해 생산성 향상.
• 대기업: 대규모 조직도 및 사용자 관리 기능 활용.

✅ 네이버 웍스로 업무 효율 2배 높이는 방법

1. 커뮤니케이션, 빠르고 정확하게!

업무의 시작과 끝은 결국 커뮤니케이션입니다. 웍스는 메일과 메신저를 완벽하게 통합해 효율적인 소통을 돕습니다.

• 메신저 & 메일, 상황에 맞게 활용하기:
  • 메신저: 실시간 피드백이나 간단한 정보 공유, 빠른 의사결정이 필요할 때 최적입니다. 그룹 대화방을 활용해 프로젝트 팀원들과 긴밀하게 소통하고, 멘션(@) 기능을 사용해 특정 팀원에게 정확하게 메시지를 전달하세요. 중요한 대화방은 핀 고정으로 상단에 두면 접근성이 훨씬 높아집니다.
  • 메일: 공식적인 문서 전달, 장기 보관이 필요한 정보 공유, 외부와의 소통에 주로 사용하세요. 웍스 메일은 강력한 보안 기능을 제공하니 안심하고 사용할 수 있습니다.
• '나와의 메시지'를 나만의 비서로!: 업무 중 떠오르는 아이디어, 급하게 저장해야 할 정보, 개인적인 할 일 등은 '나와의 메시지'에 즉시 기록하세요. 다른 메모 앱을 켤 필요 없이 웍스 안에서 모든 것을 해결할 수 있습니다.
• 대화방 배경색으로 시각적 구분: 수많은 대화방 속에서 헤매지 마세요! 중요한 프로젝트 대화방, 상사와의 대화방 등은 배경색을 다르게 설정하여 시각적으로 쉽게 구분하고 혼동을 줄일 수 있습니다.

2. 일정 관리와 할 일, 웍스 안에서 끝내기!

일정 조율에 드는 시간, 이제는 웍스가 줄여줍니다. 캘린더와 할 일 기능을 유기적으로 연결하여 효율적인 워크플로우를 만드세요.

• 캘린더: 회의 조율 시간 제로에 도전:
  • 참석자 및 회의실 빈 시간 자동 찾기: 여러 명의 참석자와 회의실의 빈 시간을 일일이 확인할 필요 없이, 웍스 캘린더가 자동으로 최적의 시간을 찾아줍니다. 클릭 몇 번으로 회의 일정을 확정할 수 있죠.
  • 화상회의 연동: 캘린더에서 바로 화상회의를 예약하고, 필요하다면 크로버노트와 연동하여 회의록 자동 작성 및 요약 기능을 활용해 보세요. 회의 후 정리 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
• 할 일: 업무 누락은 이제 그만!:
  • 개인 및 팀 할 일 체계적으로 관리: 자신만의 기준으로 카테고리(우선순위, 시급도 등)를 분류하여할 일을 관리하고, 공동할 일 기능을 통해 팀원들과 업무를 분배하고 진행 상황을 투명하게 공유하세요.
  • 메시지방에서 바로 '할 일' 생성: 메신저에서 오간 업무 지시나 요청 사항은 바로 '할 일'로 등록하여 관리하면 깜빡 잊는 일 없이 꼼꼼하게 처리할 수 있습니다.

3. 문서 관리와 협업, 이제는 스마트하게!

드라이브와 노트/게시판 기능을 활용해 정보 공유의 투명성을 높이고, 공동 작업을 통해 효율성을 극대화하세요.

• 드라이브: 깔끔한 자료 보관소:
  • 그룹별 폴더로 체계적인 관리: 프로젝트나 팀별로 폴더를 생성하여 모든 관련 자료를 한 곳에 모아 관리하세요. 필요한 파일을 빠르게 찾고 공유할 수 있습니다.
  • 버전 관리로 안심하고 수정: 중요한 문서가 수정될 때마다 버전을 관리해 이전 내용으로 되돌리거나 변경 이력을 쉽게 확인할 수 있습니다.
• 노트/게시판: 공유와 협업의 중심:
  • 중요 공지는 게시판으로!: 팀 공지, 주간 보고, 사내 지식 공유 등은 게시판을 활용하세요. 중요한 내용은 공지 등록 기능을 통해 메시지방 상단에 고정해 모든 구성원이 쉽게 확인할 수 있도록 합니다.
  • 공동 편집으로 협업 시너지: 여러 명이 함께 문서를 작성하거나 보고서를 만들 때 공동 편집 기능을 활용하면 불필요한 파일 주고받기를 줄이고 실시간으로 협업할 수 있습니다.

4. WORKS AI와 API 연동으로 업무 자동화!

네이버 웍스는 인공지능과 연동 기능을 통해 반복적인 업무를 자동화하여 '일 잘러'의 시간을 절약해 줍니다.

• WORKS AI 비서 활용: 보고서 초안 작성, 기획서 구성, 시각 자료 추천 등 반복적이거나 시간이 오래 걸리는 문서 작업에 WORKS AI 비서를 활용해 보세요. 초안을 빠르게 만들고 수정하는 방식으로 업무 시간을 획기적으로 절약할 수 있습니다.
• Bot 및 API 연동으로 무한 확장: 네이버 웍스는 Bot과 API를 제공하여 회사 내부 시스템(CS, 근태 관리, 영업 관리 등)과 연동해 업무를 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 반복적인 수작업을 줄이고, 고객 응대 속도 향상, 연차 신청 자동화 등 다양한 방식으로 업무 효율을 극대화할 수 있습니다. (초기 설정에 개발 지식이 필요할 수 있습니다.)

✅ 마무리

네이버 웍스는 여러분의 업무 방식에 따라 무궁무진하게 활용될 수 있는 강력한 도구입니다. 위에 제시된 팁들을 참고하여 나만의 '일 잘러' 웍스 활용법을 찾아보세요. 작은 변화가 당신의 업무 효율을 2배, 그 이상으로 높여줄 것입니다!